2019年9月3日，在陈勇会长的主持下，张维副会长、范恒副会长、唐庆理事、潘磊理事、杜敏理事、孙丽娟秘书长、谢波副秘书长、余坤副秘书长、王均国监事长及其助手2名在湖北大学综合实验实训大楼525室以实体会议形式召开了2019学术年会筹备会第一次会议。
会议正式成立了研究会2019学术年会筹备工作组，建立了6个工作组，分别为宣传报道组、论文征集组、学术报告组、后勤保障组和对外联络组；基本确定了12个大会报告和50个会议论文的专业方向、题目和汇报人及其下步的工作安排； 到会人员通过了湖北省森林康养研究会学术委员会的22名委员名单；到会人员通过并落实了湖北省森林康养研究会理事证、会员证和监事聘任书的相关事宜。